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机电工程系学生会简介
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秘书部章程

机电工程系学生会秘书部简介

机电工程系学生会秘书部是学生会的一个常设部门,负责编写、整理和归档学生会各部门通知、策划、总结等文件,保管学生会财物,以及组织和主持学生会大例会,保证学生会日常的秘书部工作的正常运行。

部长寄语:召之即来,来之即干,干之即成,成之即去!

机电工程系学生会秘书部章程

一、总则

第一条、机电工程系学生会秘书部在系团总支的领导和指导下开展工作,属于机电工程系学生会的学生组织。我部负责处理我系学生会日常事务、工作制度建设、财务设备管理、文书制作处理、对外联系和信息交流等工作的重要职能部门。

第二条、秘书部是学生会下设的一个部门,以“忠诚合作、积极服务”为部门宗旨,它是联系主席团与各部门之间的纽带和桥梁。为了提高学生秘书部的工作能力和工作效率,充分发挥大学生自我教育、自我管理、自我服务的功效和作用,建立一个相对合理有效的管理机制,特制定秘书部章程如下。

二、部门性质

第三条 机构设置

(一)、学生会秘书部设部长、副部长、财务干事各一名,其他助理、干事、部员若干。

(二)、学生会秘书部实行责任制。

第四条、部门职责

(一)、负责日常办公事务,协调学生会各部门、各学生分会间的工作联系。

(二)、负责学生会印章管理。

(三)、负责学生会干部会议工作。

(四)、负责起草、印发、管理、归档、保存学生会相应文件资料。

(五)、负责学生会物品采购和管理。

(六)、负责学生会干部和干事考核及学生会成员建档工作。

(七)、负责学生会的值班工作、对外联系和来客接待工作。

(八)、负责学生会财务、仓库公共物品的管理。

(九)、完成系团总支、学生会主席团交给的其它工作任务。

第五条、成员职责

(一)、遵守国家宪法和其他法律、法规,遵守系纪、系规,遵守学生会章程,遵守部门章程及各种规章制度,执行学生会及部门决议,支持部门工作,认真高效地完成分配的任务。

(二)、时刻保持高度的责任感,开展工作本着认真、谨慎、负责的态度,力求管理制度化,工作的规范化和条理化,每位成员都要为建造一个充满战斗力和凝聚力的集体而努力。

(三)、认真、准时参加学生会及本部门活动和例会,并认真做好会议记录,不得迟到、早退、无故缺席。

(四)、要有强的集体荣誉感,各成员要互相关心,互相信任,互相帮助,经常交流,努力继续营造秘书部温暖的“家”的气氛。

(五)、对部门工作有批评、意见和建议权,对部门规章制度的修改、删减和增添具有表决权。

三、工作制度

第六条、物品管理制度

(一)、秘书部里所有物品原则上归整个学生会所有,由秘书部统一管理、协调。秘书部负责人须不定期对秘书部财务进行清点登记。值班人员需做好物品出、入库详细登记。

(二)、各部门如需借用,须说明用途、借用目的及归还日期,经主席团同意后由秘书部主任统一协调并履行相关借用手续方可外借。借用过程中如有损坏,由借用部门或责任人负责。

(三)、学生会所有成员未经主席团或秘书部允许不得将秘书部财务私自外借或挪为己用,如经发现,将严肃处理。

(四)、学生会各部门如有物品需暂时存放于秘书部,需经主席团和秘书部负责人同意后,方可存放,拒绝永久性存放不明物品。

第七条、财务管理制度

(一)、学生会财务属于整个学生会所有,由秘书部主任和财务专员专门负责,主席团监督。财务专员于每月初在学生会全体会议上通报财务收支情况。

(二)、学生会财务负责人必须按照严格的财务制度履行职责,任何个人和部门不得以任何理由私自挪用。对于出现错误的责任人,上报主席团审批后直接开除,并追究其相关责任,情节严重者依据相关法律政策裁决。

第八条、文档管理制度

(一)、学生会各部文档资料隶属学生会财产一部分,各部门将本部门相应活动材料(包括规章制度、上级资料、活动策划书、活动通知、经费预算表、赞助协议书、活动总结等)整齐有序地整理成册后装入文件袋,上交秘书部统一管理,秘书部全体成员必须细心整理、爱护有加,不得私自带出秘书部。

(二)、秘书部要对所有文档进行分类、整理、归档,做好文档的保存工作。不定期对所有文件进行一次整理。秘书部成员应熟悉文件柜里文件的存放情况。

(三)、为方便档案的查阅,除在文件登记本上做好详细记录外,秘书部务必将每一份档案列入档案目录,注明档案名称及档案号。

(四)、秘书部文档资料如有外借应做好登记,需注明哪个部门、经手人、用途及归还时间等。未经允许,任何个人和部门不得将备档资料私自带出秘书部。

(五)、存档资料、贵重物品及公章等必须锁入文件柜。

(六)、不允许各部门人员随意翻阅其他部门的有关资料。

第九条、日常值班制度

(一)、秘书部值班时间为19:00至21:30,交接班的时间为21:20到21:30。值班人员不得迟到、早退,值班期间不得擅自离岗。如果轮值当日有事,需提前向当日负责人请假并找人代班。务必保证上班时间秘书部有成员值班。

(二)、值班时需做好值班记录。记录需规范,详细,并保持记录本的干净整洁。

(三)、学生会秘书部值班时,注重个人仪表,自觉维护秘书部秩序,严肃办公气氛,不得在秘书部嬉戏、娱乐,不得做有损秘书部及整个学生会形象的事。不允许个人以任何名义从事商业活动及与值班无关事宜,更不得将与学生会无关人员带到秘书部。

(四)、工作认真,塌实肯干,有高度的责任心,任劳任怨,以耐心、微笑面对每一位同学和每一件事。

(五)、尊重他人,举止文明,礼待宾客,乐于助人。对老师谦虚礼貌,对同学真诚热情。

(六)、如有人来访,应热情接待,为其提供服务,如果自己不能解决的,可向秘书部主任、主席团或团委指导老师反应。做到认真听取,妥善安排,耐心处理来访同学的事宜。

(七)、秘书部的书籍、报刊及其他一般公共用品不得随意外借,必须经过秘书部主任或主席团同意、记录后方可外借;贵重物品,必须经团委老师签字,主席团、秘书部主任同意、记录后方可外借。外借过程中,若有遗失,由值班员负责追回,由相关责任人负责赔偿。

(八)、自觉维护办公环境,爱护公物,保持卫生。做好清洁,每天保证秘书部清爽整洁,物品摆放整齐,垃圾桶内无垃圾。并在每周做一次大扫除。

(九)、值班同学离开秘书部要注意熄灯、关窗、锁门。如有其他学生会成员仍在秘书部工作,叮嘱其做好安全工作。

(十)、下一值班同学须在上一值班同学处接领秘书部钥匙,成员不得擅自配秘书部钥匙。

四、会议制度

第十条、每次会议各成员必须提前5分钟到场,若有特殊情况不能到会者,需提前向负责人请假,并提交书面请假条,负责人应视其原因考虑是否准假,无正当理由者作缺席处理,每次会议由考勤人员考勤并记录。

第十一条、主持者应准时开会,尽量简短高效,不得拖延时间,主持者应严格掌握会议时间,在最短的时间内完成各项会议议程,提高会议效率。各成员应该聚精会神,不准嬉戏或做其他与会议无关的事。

第十二条、会议过程中,与会人员必须保持会场安静,认真听取发言者的意见,并作好会议记录。如对会议内容有疑问,待会议主要内容结束后方可提出。

第十三条、会议讨论期间,各成员要积极发言,对实践活动提出自己的看法和意见。

第十四条、每次例会所作出的决定,所有干部都必须认真执行,完成会议所交代的各项任务。

五、附则

第十五条、本章程依据《机电工程系学生会章程》并结合秘书部具体情况而制定,经过系学生会秘书部全体成员会议讨论及系学生会审查通过,适用于系学生会秘书部所有成员。

第十六条、本章程如须补充、修改,由三分之一以上成员提出,经系学生会秘书部全体会议讨论通过后,确定章程的修改方案,经系学生会审查后生效。

第十七条、本章程自公布之日起实施,并由系学生会秘书部负责解释

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